Diversos tipos de inventário
Inventário é a ação ou processo de registo da quantidade de existências detidas por uma empresa. Há vários tipos de inventários, a saber:
1. Inventário Periódico
2. Inventário Contínuo
3. Precisão da Seleção de Encomendas
4. Validação da Falta de Produto
5. Inventário Anual
1. Inventário Periódico
O Inventário periódico é uma contagem de todas as existências e pode ser efetuado a intervalos mensais, trimestrais ou semestrais e em um ou dois dias, dependendo das quantidades de estoques. O método e o processo utilizados são semelhantes aos de um inventário anual, ou seja, todos os componentes do estoque físico são contados e registados em fichas de inventário ou são digitalizados e subsequentemente comparados com o ficheiro de validação de estoques.
Os artigos menos dispendiosos podem ser verificados uma vez por ano, mas os mais dispendiosos, bem como os produtos que têm prazos de validade, devem ser verificados com mais regularidade.
2. Inventário Contínuo
Este sistema de inventário é efetuado durante todo o ano, de acordo com um plano de ação pré-determinado. Os artigos A podem ser contados mensalmente, os artigos B semanalmente e os artigos C diariamente. Isso corresponde à manutenção de um registo contínuo da contagem de cada artigo, apresentando todas as transações e permitindo a realização de validações.
As investigações efetuadas sobre quaisquer discrepâncias podem ser distribuídas por todo o ano, o que permite a realização de uma análise correta análise completa. As contas anuais também podem ser preparadas prontamente caso a validação contínua seja efetuada de acordo com um plano pré-estabelecido.
O impacto deste método sobre as operações das lojas deve ser mínimo ou inexistente, pois as contagens e validações são efetuadas durante o ano e baseiam-se em ficheiros de validação contínua dos estoques.
As verificações podem ser efetuadas facilmente em relatórios do inventário contínuo e comparadas com o ficheiro de validação dos estoques, e as anomalias podem ser detetadas rapidamente.
3. Precisão da Seleção de Encomendas
Pick accuracy é um tipo de verificação que a empresa efetua da altura em que recebe mercadorias dos fornecedores e/ou quando envia encomendas para os clientes. Para efetuar este processo, selecionam-se encomendas que vão ser enviadas a clientes ou, no armazém, identifica-se uma palete. Geralmente existe uma fatura, verificando-se os produtos a entrar ou a sair e comparando-se os mesmos com a fatura existente.
4. Validação da Falta de Produto
Este método de validação de estoques em lojas é efetuado quando deixa de haver estoques ou existem níveis extremamente baixos de determinado artigo. Geralmente este tipo de validação é efetuado pelos funcionários da loja. A falta de estoques é registada e identificam-se as razões que levaram à falta de estoques, para assegurar que o problema não se repita.
5. Inventário Anual
Quando não se fazem inventários periódicos ou validações contínuas das existências, é essencial levar a cabo um inventário anual. O inventário anual é efetuado uma vez por ano. Em certos casos, fecha-se o armazém ou a loja durante alguns dias ou efetua-se a contagem dos estoques fora do horário de trabalho. Noutros casos, suspende-se a emissão de recibos e faturas até se ter concluído o inventário. Tal como no caso dos inventários periódicos, todos os componentes das existências físicas são contados e registados em fichas de estoques ou digitalizados e depois comparados com o ficheiro de validação dos estoques.
Independentemente do tipo inventário que decidir ser melhor para si, o inventário proporcionará as seguintes informações essenciais para o seu negócio:
- Verifica a qualidade da operação
- Confirma o lucro bruto
- Indica a presença de problemas nos estoques, por exemplo furtos
- Ajuda a estabelecer preços
- Fornece uma contagem exata dos estoques
- Indica se as vendas de cada produto foram boas ou más
- Mostra como reduzir os níveis de estoques e melhorar o fluxo de caixa